電子マネーの経費はどう処理したらよい？処理方法や注意点をご紹介！

近年、急速に普及している電子マネー。電子マネーを導入する店も増え、社員が経費を電子マネーで支払うというケースは今後ますます増えてくると予想されます。それに伴い、経理では電子マネーの清算処理を行う必要があります。そこで今回は、電子マネーで支払った経費を処理する方法や、電子マネーを処理した際の注意点について紹介します。

電子マネーの種類

電子マネーの種類は、主に交通系電子マネー、流通系電子マネー、クレジットカード系電子マネー、QRコード決済系電子マネーの4種類に分類されます。ここでは、それぞれの特徴について紹介します。

交通系電子マネー

公共交通機関の会社が発行している電子マネーです。切符を買わなくてもスムーズに電車やバスに乗り降りできるだけでなく、自動販売機やコンビニエンスストアなど幅広い場所で利用できるのが特徴です。

流通系電子マネー

コンビニエンスストアやスーパーなどの小売店やネットショップなどが発行している電子マネーです。主に発行企業の系列店舗で利用できます。買い物金額に応じて付与されたポイントを使って加盟店で買い物をできるので、よく行く店舗の電子マネーを使うことで、買い物をするときにお得です。

クレジットカード系電子マネー

クレジットカードやデビッドカードと連携されている電子マネーです。クレジットカードと違って署名や暗証番号を入力する必要がなく、クレジットカード情報を登録したスマートフォンやカードを専用機械にかざすことでスムーズに買い物ができます。後日クレジット会社から請求される仕組みです。

QRコード決済

クレジットカードとスマートフォンにインストールされたアプリを連携させて利用できる電子マネーです。スマホアプリのみで決済を完結させることができるので、お金の管理がしやすいのが特徴です。

電子マネー経費の処理方法

電子マネーの支払方法には、主に「プリペイド方式」と「ポストペイ方式」があります。ほかにもたまったポイントで支払う方法もあるのですが、これらは会計処理をする際、仕訳方法が違うので覚えておきましょう。

プリペイド方式

プリペイド方式は交通系電子マネーや流通系電子マネーに多い決済方法で、カードにあらかじめお金をチャージしてから利用する前払い方式のことです。まずチャージした段階では何も購入していないので、借方科目に「仮払金」、貸方科目に「現金」と記入します。次に、チャージした電子マネーを利用して備品等を購入した時は、借方科目に「備品」、貸方科目に「仮払金」と入力しましょう。

ポストペイ方式

ポストペイ方式はクレジット系電子マネーに多く、一定期間内に支払いを行った金額を後日まとめて支払う後払い方式です。この方法では、支払いを行ったタイミングとクレジット会社への支払日（口座引き落とし日）のタイミングにそれぞれ会計処理する必要があります。たとえばポストペイ方式の電子マネーで備品を購入した場合は、借方科目に「備品」、貸方科目に「未払い金」と入力しましょう。そして口座引き落とし日が来たら、借方科目に「未払い金」、貸方科目に「普通預金」と入力しましょう。

ポイントで支払った場合

電子マネー利用でたまったポイントで備品等を購入したときは、どのように支払ったかを記入する貸方科目の方に「雑収入」と入力します。

電子マネー経費を処理するときの注意点

では、電子マネーを会計処理する際にどのような点に注意して行えばよいのでしょうか。

都度計上かまとめて計上かを統一する

プリペイド方式の場合、電子マネーを利用する頻度が少なければ利用の都度、計上すればよいでしょう。利用する頻度が多い場合は、都度計上していると手間がかかってしまいます。そんなときには、チャージした金額と実際に利用した金額を決算時にまとめて計上すれば、手間を省くことができます。

電子マネーの利用頻度を考慮して、都度計上かまとめて計上かを統一しておけば、経費処理の時に混乱を招かずに済むでしょう。なお、ポストペイ方式の場合は、利用したタイミングと口座引き落とし日のタイミングで都度計上しなければなりません。

利用履歴を印字する

電子マネーを経費処理する際には、必ず利用履歴を印字するようにしましょう。経費処理時に役立つだけでなく、税務調査上の資料としても大変役立ちます。

プライベート用とビジネス用を分ける

仕事とプライベートで同じ電子マネーを使ってしまうと、経費処理するときにプライベートで使ったお金と仕事で使ったお金の境界があいまいになってしまいます。無駄な手間をなくすためにも、プライベート用とビジネス用で別々の電子マネーを使うようにしましょう。

経理代行を活用するのもおすすめ

少額から利用できて使用頻度も多い電子マネー。利用の仕方で貸借対照表の科目が違い、入力するのに大変な手間がかかります。もし経理の人手が足りなくて、経費処理がスムーズに進まない場合は、経理代行に委託するのもおすすめです。経理代行は、幅広い知識と豊富なノウハウを持った経費処理のプロです。利用することによって、迅速かつ適切な経費処理ができて本業に集中できるでしょう。

まとめ

電子マネーは今では多くの人が利用しており、今後利用人口は増える一方でしょう。一口に電子マネーといっても種類や決済方法はさまざまです。簿記の勘定科目の入力の仕方も種類や決済方法によって違います。電子マネーは最近普及が進んできた比較的新しい決済方法なので、どの勘定科目に入力すればよいか迷ってしまうこともあるでしょう。電子マネーの経費処理が複雑で手間がかかってしまう場合は、経費代行を活用することも1つの手段として考えてみてはいかがでしょうか。