経理代行業者を比較する際に意識するべきポイントを抑えておこう！

経理代行業者は福岡に限っても相当な数があるものです。その中から一社だけを選ぶのは大変なのですが、そのためには「打合せ・見積りの比較・検討」が重要です。ここでは、その際に意識するべきポイントについて述べています。安い業者を見つけた！と喜ぶのもいいですが、ポイントのチェックをお忘れなく。

経理代行業者がやってくれる業務とは？

経理代行業者が行う業務は、主に以下の通りです。

記帳

領収書や請求書を経理代行業者に送付することで、整理や仕分入力を行います。会計ソフトを導入するなら、オンライン化も可能でしょう。

給与計算

タイムカードなどの出退勤データでの給与計算や、それにともなう振込などの業務を行います。

売上・仕入管理

売掛金や買掛金の管理もまかせられますし、請求書の発行・送付や振込・支払も代行してくれます。

決算業務

決算仕訳を入力し、決算書や申告書を作成します。期末だけでなく月次、四半期も任せることができます。

向いていない業務もある

一方で経理代行業に向かない業務は、経営判断に関わるようなこと。売上などの予算管理や資金調達・資金運用は、経理代行業者は請け負ってくれないでしょう。

経理代業を導入するまでの流れ

経理代行業者と契約するまでは、以下の4つの段階で進みます。中でも大変なのが「外注する業務の洗い出し」と「打合せ・見積りの比較・検討」です。

外注する業務の洗い出し

経理代行業の導入までの流れの中で、最も大変な作業かもしれません。経理代行業なら、上の項目であげた業務を引き受けてくれますが、これらの中でどの業務をお願いしたいのかを洗い出します。判断が付きかねるなら、代行してほしい業務のグループを2～3パターン作っておきましょう。

経理代行業者を探す

Webで調べれば福岡市だけでも、相当数の業者が見つかるはず。このHPや業者の立地などを考えながら、複数の候補を選びましょう。

ヒアリング・見積りの比較・検討

ヒアリングでは、洗い出した業務を本当に依頼できるかを確認します。あわせて依頼できることはないか、信頼できる業者かをチェック。営業担当者の人柄や実績、得意業務、外部委託の有無を聞き出しましょう。

次に見積書を提出してもらうのですが、1社だけでは料金が妥当かどうかの判断がつきません。複数の候補に同条件での見積を提出してもらいましょう。

契約

サービスの内容や業者への信頼性、料金に納得できたら契約を行います。

経理代行業者を比較する際に意識するべきポイント

「打合せ・見積りの比較・検討」で意識すべきポイントは、以下の4つ。見積りの値段だけで決めるのでなく、これらのポイントを踏まえて判断を下しましょう。

業務が代行できる範囲を確認する

「経理代行業者がやってくれる業務とは？」の項目であげたものは、たいていの経理代行業者なら委託できるものばかりです。とはいえ、細かい所をみていくと対応できない業務は出てくるもの。請求書の発行までは行えるが、発送業務までは難しいといったケースが出てきます。

本当に任せたい業務は何かをよく見極めておかないと、業者に依頼しているのに負担が減らないということになりかねません。どこまで業務を代行してくれるのかは、重要なチェックポイントです。

また契約後に「やっぱりこの業務の代行も依頼したい」と感じることや「緊急で業務をお願いしたい」ということもあるでしょう。どの程度、柔軟性を持って対応してくれるかも確認しておきましょう。

業務体制は万全か

スペシャリストが在籍しているか？のチェックは重要です。公認会計士が在籍しているなら税務業務を依頼できますし、社労士・税理士が在籍していると、給与計算だけでなく振込まで依頼できます。経理の経験が豊富なら、経理業務の効率化などの提案も期待できるでしょう。

また人員が足りているのかも重要なポイント。繁忙期の対応や請求書の送付といったルーティンワークのスピードが違います。人員が足らず、常々他の業者に外注しているようなら、情報の安全性に問題を感じることでしょう。

実績は充分か

他にどのような会社の業務を請け負っているかをヒアリングし、セキュリティの体制が整っているかをチェックしましょう。大企業と取引がある、プライバシーマークを取得しているなどは、一応の目安となるでしょう。

料金は安すぎないか

見積書を比較して料金が安いなら、すぐ契約したくなるかもしれませんが少し待ってください。実績が極端に少ないとか、外部委託が多すぎるとか、ミスが多いとか何らかの問題を抱えている可能性もあるのです。料金が安いに越したことはありませんが、安すぎる業者には注意しましょう。

経理代行業者は数多くありますが、どこも同じでは決してありません。任せられる業務の範囲や公認会計士らスペシャリストの在籍、業者の規模などさまざまですから、ピッタリとくる業者はそれほど多くないはずです。だからこそ、このHPなどを参考に候補を複数選び、ヒアリングや見積りを通して決定しましょう。こんな業務もお願いできるの？など、意外な発見もあるかもしれませんね。