経理代行サービスを導入する際に注意するべきポイントとは？

マンパワー不足の個人事業主や中小企業にとって、経理代行サービスの導入はコスト削減や生産性の向上など、多くのメリットがあり魅力的です。しかしながら、依頼主と代行業者の間で食い違いがあると、結果的に導入失敗となってしまうこともあります。今回は経理代行サービスを導入する際に起きがちな失敗事例と注意すべきポイントを解説します。

経理代行サービスを導入する際に起きがちな失敗

経理代行サービスを導入して起きがちな失敗事例についていくつか紹介しましょう。

■要望の業務と代行業務に食い違いがある

経理代行サービスにはさまざまな業者が存在しますが、代行できる経理業務は業者によって異なります。たとえば記帳の代行を専門とした記帳代行サービスもありますが、記帳以外の業務は代行してもらえません。

起きがちな失敗として、サービス内容を把握せず契約をしてしまい、要望と食い違いが生じることです。そうなると経理代行サービスへ投じたコストと時間が無駄になります。事前に代行業者と擦り合わせを行っておきましょう。

■コスト削減できなかった

経理代行サービスを使うことで、コスト削減が大きなメリットとして期待できます。しかしながら、想定以上にコストが割高になってしまったケースもあるようです。代行を依頼する必要がない業務まで依頼してしまい、追加オプションがかかってしまうことが原因の一つです。

あらかじめ代行を依頼する業務内容と範囲を明確にしたうえで、代行サービスの内容を検討しましょう。依頼したい業務が不明確のまま依頼すると、不要な業務までオプションとして追加されてしまい、結果的にコスト増となってしまいます。

■専門性の低い業者もいる

経理代行サービスの中には、税理士が在籍していない業者もあります。税理士不在の業者の場合、税務上の知識がなく専門的な対応をしてもらえないことがあるようです。

また、コスト削減を意識して費用を抑えようとするあまり、格安だけど専門性の低い代行業者にあたってしまうこともあるようです。結果的に期待通りの経理代行を行ってもらえず、無駄となってしまうこともあります。

■契約外の業務に対応してもらえない

経理業務では突発的な業務が発生する場合もあります。しかしながら、突発的な業務を依頼したくても契約時に依頼した内容から外れている場合、契約外の業務として対応してもらえないケースもあります。あらかじめ突発的な業務も想定したうえで、対応してもらえるかどうか業者へ確認しておく必要があるようです。

経理代行サービスを導入する際に注意するべきポイント

上述したような失敗を未然に防ぐために、経理代行サービスを導入する際に注意すべきポイントを押さえておきましょう。注意すべきポイントとして以下のような点が挙げられます。

■代行依頼する業務内容を確認する

経理業務は日常業務から年次業務まで幅広くあります。どの業務を経理代行サービスに依頼するのかを明確にしておきましょう。依頼内容によって対応できる業者が異なる可能性があります。

経理業務によっては税理士の資格が必要な場合もあり、税理士不在の業者には対応してもらえない業務もあります。代行を依頼する業務の内容と範囲を明確にしたうえで、事前に業者と代行依頼する業務内容について入念に擦り合わせておきましょう。

■外部への情報流出のリスク

経理代行サービスを依頼する場合、会社の大事な経理情報を社外に渡すため、情報流出のリスクがあります。代行業者を選定する際、経理業務のスキルの高さは当然重要ですが、セキュリティ面も重視すべき点です。

代行サービスの内容だけではなく、どのような情報管理体制であるのかも確認しておきましょう。会社の決算情報など大事な経理データが流出しないように、セキュリティの信頼性も注意すべきポイントです。

■代行業者の税理士の有無も注意

経理代行サービスにはさまざまな業者がいますが、その中でも税理士や会計士が在籍する業者は信頼性が高い傾向にあります。信頼性の高い業者は派遣されるスタッフも専門性の高い人が多いです。

コスト削減にこだわるあまり、格安の業者に頼んでしまうと、経理代行サービスの品質が落ちることも多く、結果的に導入のメリットがないことがあります。信頼性の高さから税理士の有無などは業者選定のうえで注意すべきポイントです。

注意点を事前に確認して、サービスを賢く活用しよう！

経理代行サービスは注意点を事前に確認しておくことで、代行サービスのメリットを最大限に活かすことができます。反対に注意点を確認不足のまま代行サービスを依頼してしまうと、導入が失敗となることもあります。

まずは経理のどの業務を代行してほしいのかを明確にしておくことが重要です。

また会社の大事な経理情報を社外へ預けることになるため、セキュリティ面も重視しましょう。信頼性の高さと専門性の高さでは税理士事務所や会計事務所を検討するとよいでしょう。いずれにしても自社の経理業務の課題を解決してくれる熱心な業者を探すことが、経理代行サービスを賢く活用するためのポイントです。

ここまで、経理代行サービスを導入する際の注意点について、紹介したサービス内容の確認に漏れがないかをチェックして、未然にトラブルを防ぐようにしましょう。また、コストやリスク面を含めて代行依頼の可否を検討してください。自社の大切な情報を預ける相手が信頼できる業者かどうか、しっかりと見極めたうえで依頼するようにしましょう。