経理代行サービスはどのようなタイミングで利用するのがおすすめ？

便利だという経理代行サービスに興味があり依頼も考えている、そんな会社も増えているようです。でも、どのようなタイミングで利用すればいいのか、それがわからずなかなか依頼できないこともあるかもしれません。経理代行サービスはどのようなタイミングで利用するのがおすすめなのか、くわしく解説していきます。

経理代行の主なサービス内容

まず経理代行はどのようなサービスを行うのか、そこから説明していきます。

日々発生する「日次業務」

日次業務とは、伝票の整理や仕訳、記帳、在庫管理、経費の精算、入出金管理など日々発生する経理作業のことです。

経理のメインの業務といえば帳簿を作成することですが、会社で発生した取引について科目と金額を仕分けし、現金出納帳と預金出納帳に記載します。「帳簿」といっても、最近はノートのような紙製品に記入するのではなく、会計ソフトを利用する企業が多いです。

1か月にまとめる「月次業務」

月次業務とは、日々行ってきた日次業務を、1か月にまとめる作業のことです。月次業務という呼び方以外に、月次決算といわれることもあります。総勘定元帳に日次業務で仕訳してきたものを記帳し、損益計算書や貸借対照表、残高試算表などの作成を行うのです。また、請求書を発行したり給与計算をしたりします。

決算業務などの「年次業務」

年次業務は、年に1回の決算業務で、年次決算ともいわれています。決算書の作成は、月次業務により作成された試算表をもとにして行われ、経理が行う業務の中でもっとも重要なものです。年次業務には、このほかに社会保険算定基礎届けや税務申告といった作業もあります。

経理代行のおすすめ利用タイミング

どのようなタイミングで経理代行を依頼すべきか、くわしく説明します。

経理担当者が退職する場合

これまで経理を担当した社員が退職する予定で、社内にはほかに経理を担当できる人がいない場合です。退職するなら新しい人材を雇えばすむ、そう考えるかもしれませんが、募集してすぐに人材が確保できるとは限りません。

また、よいタイミングで雇うことができてもその人が経理業務をそつなくこなせるか、優秀であるかはわからないものです。たとえ優秀な人材を採用することができても、会社になじめずすぐに退職してしまう可能性もあるでしょう。

経理代行を依頼すれば、これまでと同じく、あるいはこれまで以上にしっかりと経理業務を行うことができ、新しい人材を雇用するよりもコストを抑えることができます。

従業員が10人より増えた場合

従業員が少ない会社の場合、特に経理担当者を雇用せず従業員の中から選んで経理を担当してもらうこともあるでしょう。社長の家族や親族が働いているのなら、その身内が経理を担当することも多いようです。

会社の規模が小さく従業員が少なければ、そのような方法でも支障がないかもしれませんが、従業員が10人を超えてくるといろいろ問題が出てくる可能性があります。ですから、それまで少なかった従業員が10人より増えたタイミングで、経理代行を依頼するのがおすすめです。

本業と経理業務を同時に行わなくてもすむことで、それまで経理を担当していた従業員の負担を減らすことができ、本業に専念できるので生産性アップも期待できるでしょう。

経理代行サービスの利用前にチェックするべきポイント

経理代行サービスを利用すればすべてうまくいく、とは限りません。利用する前にチェックしておかなければならないポイントがあり、それを怠れば後悔することになるかもしれません。どのようなポイントをチェックすればいいのか、解説します。

現在の業務について

経理代行サービスは自社以外の人に依頼するもの、そこで情報共有が必要になってきます。経理代行サービスを利用する際は、業務フローやタスクを確認しなければなりません。

経理代行は漠然と「おまかせ」するのではなく、どのようなことをどのようなタイミングで行ってもらいたいのか、それもはっきりさせなることが必要です。そのために、日次業務や月次業務、決算業務といった時間の流れにそったタスクを可視化することも行ってください。

コミュニケーションはどのように行うか

コミュニケーションがうまくいかないと、経理作業を円滑に行うことが難しくなってしまいます。どのようなツールを使ってコミュニケーションを取るのかを確認、閲覧権限などもどうするのか確認することで、経理代行サービスに依頼できる業務の範囲が明らかになってくるでしょう。

過去のデータの共有について

経理業務を依頼するには、過去のデータを共有することも欠かせません。経理代行サービスに依頼する業務の内容・範囲に合わせ必要なデータをそろえておきましょう。もし、前任の経理担当者が辞めてしまって情報が得られない場合は、ちゃんと対応してくれますから遠慮しないでその旨を伝えるようにしてください。

ビジョンと理想の体制を共有

今後のビジョン、理想とする体制についても伝えてください。タスクやフローを可視化し情報の共有範囲が確定したら、今現在の業務体制や課題、業務の中で手放したい範囲などを考えてみることがヒントになるでしょう。

まとめ

経理代行サービスを依頼するタイミングは、経理担当者の退職が決まったときや従業員数が増えたときがおすすめです。規模が小さな会社の場合、本業と経理業務を兼任している従業員がいるケースも少なくありません。

経理代行サービスに依頼すれば、従業員が本業に専念することができるようになり、本業と経理業務を同時に行っていた人の負担を減らすことにつながります。

また、本業に専念できるようになることで生産性アップが期待できますし、経理代行サービスを利用することは従業員を雇うよりもコストを抑えられるというメリットもあります。まさに今がそのタイミングだという会社なら、ぜひ経理代行サービスを検討してみてください。