導入を迷っている方必見！経理代行を活用するのがおすすめな業務とは？

業者によって多少の差はありますが、経理が行っている業務なら、基本的に何でも依頼できてしまうのが経理代行です。とはいえ、何でも依頼してしまえばよいわけではありません。やはり、向いている・向いていないがあるのです。ここでは、経理代行を活用するのにおすすめの業務についてお話しします。

経理代行に依頼できることとは？

経理代行業者はその名前の通り、経理が行っている業務のほぼすべてを依頼できます。具体的には記帳や給与計算、売上・仕入管理など。業者によっては経理改善の提案まで行ってくれるのです。

■記帳

領収書や請求書を経理代行業者に送付することで、整理や仕分入力を行い、試算表の作成を行います。業者によっては送付するだけでなく、定期的な訪問もしてくれるでしょう。

■給与計算

タイムカードなど出退勤データをもとに、給与計算を行います。勤務時間だけでなく、企業ごとの手当や勤務形態も反映してくれますし、振込まで一貫して依頼できるかもしれません。

■売上・仕入管理

請求書・納品書・入金のチェックを行い、売上・仕入を管理します。売掛金や買掛金の管理もまかせてしまえます。

■決算業務

決算残高の確定から税金の計算、決算書・申告書の作成まで決算業務も依頼できます。一連の流れだけでなく、申告書の作成など一部のみを外注することもできますし、通期ではなく四半期ごとの決算を依頼することもできます。

■経理改善の提案

経理業務の効率化の提案を行います。具体的にはソフトウェア導入やスタッフの教育など。社外ならではの斬新な提案が期待できるでしょう。

経理代行を活用するのがおすすめな業務

以上のように経理代行が行えるのは、経理業務のほぼすべてといえそうなのですが、中でも活用したいのは以下の3つのです。

■忙しさに波がある業務

企業によって差はありそうですが、1月ごとのサイクルで動いているのが経理です。たとえば非常に忙しくなるのが月度末。給与計算や請求書発行、取引先への支払いなどの業務が短期間に集中しますから、限られた人員ではパンクしそうになるでしょう。

かといって、忙しい時期のためだけに多めに人員を抱えるのももったいない。ならば、たとえば給与計算だけを、経理代行に委託するのはいかがでしょうか。

また1年で見るなら、経理の繁忙期は年度末。決算業務がありますし、それが終わったら法人税の申告・納税を行わなければなりません。ならば決算業務だけを、経理代行に委託するのはどうでしょう。負担はずいぶん軽くなるに違いありません。

■一時的に忙しくなる業務

たとえば産休の期間など、担当者が一時的に不在になる場合、そのためだけに人員を補充するのはもったいないものです。

部署全員で穴を埋めるといっても、その場合にも残業代などの経費はかかってしまいますし、慣れない作業を行うことでミスが出るかもしれません。ならば、産休などに入る担当者の業務を丸ごと、経理代行業者にまかせるのはいかがでしょう。

■ルーティン的な業務

請求書の郵送は重要な業務とはいえ、作業自体は決して複雑とはいえません。発行された請求書を、宛先が記入された封筒に入れて切手を貼り郵送するだけ。

ですが、取引先が相当数になると、業務量は大変なものになってしまいます。このような特別な判断やノウハウがいらない業務は、経理代行業者を活用するのに向いているのです。

経理代行の活用がおすすめできない業務

ずいぶん使い勝手がよさそうな経理代行ですが、一方で活用がおすすめできない業務もあるものです。それは「経理以外の要素が関係する業務」「現金や通帳を扱う業務」の2つです。

■経理以外の要素が関係する業務

投資計画や営業予算の策定は、経理抜きでは行うことができませんが、これらまで外注してしまうのはおすすめできません。なぜなら経理代行業者は経理のスペシャリストであり、経営のスペシャリストではないからです。

経理の仕組みやシステムについてならアドバイスが期待できますが、経営面は期待すべきではないでしょう。経理代行業者に委託するのは、ルーティン要素が強いもののみなど、線引きをあらかじめ決めておきましょう。

■現金や通帳を扱う業務

小口現金や通帳の管理は、社外にまかせるべきではありません。給与計算・振込など通帳を必要とする業務を委託するなら、原本ではなくコピーを渡しましょう。

理由は万が一、過不足が発生した場合に責任の所在が不明瞭となりトラブルに発展しやすいから。トラブルの元になりやすいことは、極力社内で処理すべきしょう。

経理代行業者に依頼するのが向く業務は、繁忙期があるものやルーティン的なもの、反対に向いていない業務は、経理以外の要素が強いものやトラブルの元になりそうなもの。こんな風にまとめることができるでしょう。また必要になるのは、あらかじめどこまで外注するか？という線引き。あれもこれもと依頼しすぎると、結局人を雇ったほうが安く上がったということにもなりかねません。しっかりと見極め判断することが重要でしょう。