年末調整の代行を依頼する際のポイントと注意点

年末調整といえば年末に負担が大きい業務のひとつです。税に関する法律が変わるたびに変更点を確認、それを業務に落とし込まなければなりません。また従業員から紙の申告書を回収しチェックしなければならないので手間がかかります。しかしそんな手間のかかる業務は代行サービスを利用することで年末の忙しい時期の業務負担軽減になるでしょう。

年末調整の問題点

年末調整に関わる業務の問題点について解説します。毎年何気なく行っている年末調整ですが、業務を負担する場合どんな問題点があるのでしょうか？

業務の負担が大きい

年末調整は従業員への申請書を配布、回収、提出していない従業員への催促、チェック、システムに取りこむなどたくさんの工程が発生します。アナログな作業も多く従業員が多ければ作業数も増えます。

スポット的に業務が増える

年末調整は年末に業務量がスポット的に増えるため、その時のためだけに人員を増加するのがコスト的に難しい会社もあるでしょう。忙しい時期に業務を教えるのも手間がかかり、年末しか行わない業務なので新しい人員に引き継ぎや教育を行うのもタイミングが難しいのが現状です。そのため既存の人員で業務を行い、年末調整のために残業が発生するというケースが多くなっています。

アナログな作業が多い

近年では業務をパソコンによる操作でできるようになり、さまざまな業務もシステム化されました。しかし年末調整の書類のチェック作業は、紙の申請書のチェックを行わなければいけないため、一気に業務をおわらせるということが難しくなっています。紙の申請書をチェックするためケアレスミスの発生も多くなります。少人数で行えばその分集中力も継続が難しいのでミスも増えがちになるでしょう。

また、リモートワークを行っている場合、従業員の書類の提出や確認がスムーズに行いづらいという問題点もあります。ある程度電子化することも可能ですが、それには専門的な知識やノウハウが必要です。

年末調整代行サービスとは？

年末に爆発的に業務が増える年末調整の関連業務。それを解決するのが年末調整代行サービスです。どういったサービスなのか解説します。

年末調整代行サービスはどんなサービス？

書類の回収、計算やチェックといった業務を代行業者が行ってくれるサービスです。一般企業が代行として行っているほか、税理事務所などが代行を行っている場合もあります。

代行サービスを利用するメリットとは

年末調整に関連する業務はたくさんの細かな工程があります。書類を配布、回収、チェック、従業員からの質問に回答したり提出していない従業員に催促の連絡をしたりといった業務が忙しい年末の時期に発生します。

そういった面倒な業務を外部に委託することで年末調整以外の業務に取り組むことができるでしょう。年末調整のために残業や休日出勤をしていた場合はそれも不要になるため年末調整に関する業務のストレスが大幅に減らせます。

電子化ができる

代行業者のなかには電子化サービスを行っているところもあります。年末調整の書類は紙で取り扱っており、配布や提出が手間です。電子化を行えば写真として撮影し、クラウドにデータをアップするなどの方法で電子化を進めることもできます。

個人事業主や小さな会社の場合、知識がなく電子化がなかなか進まないケースもあるでしょう。年末調整を電子化してしまえば従業員も電子化に慣れ、ほかの業務の電子化もハードルが下がるでしょう。

年末調整代行サービスを利用するのポイント

年末調整の書類は従業員の個人情報がたくさん記載されています。代行サービスを安全に依頼するためのポイントについて解説します。

代行したい業務を明確にしておく

年末調整は税理士にしかできない業務があります。税務書類の作成や税務相談は税理士にしかできないため、税理士以外の代行サービスに依頼することはできません。安いからといって代行サービスを利用するとできる業務に制限があり、思ったように業務を軽減できない場合があります。

そのため外部に業務を委託する場合は、どの業務を委託したいのか決めてから代行サービスを探すようにしましょう。

実績を確認する

年末調整は従業員の個人情報を取り扱うため、信頼できる代行サービス会社を探す必要があります。専門的な知識が求められる業務なので、会社の実績、どういった企業がサービスを導入しているのか、いつから代行業務を行っているのかなどをチェックしましょう。

業務軽減が可能か

代行サービスによっては書類の配布や回収、問い合わせなどは依頼者側でやらないといけないケースもあります。しかし大量に書類の配布や回収が業務を圧迫している場合はそれらの業務を行ってくれる会社を選び、しっかり業務軽減ができるようにしましょう。

また電子化サービスを行っている会社であれば、従業員自身が写真を撮影してクラウドにアップするなど提出が簡単になります。年末調整業務の担当者、従業員の両方の業務負担が減るような代行サービスを探しましょう。

まとめ

年末調整は従業員にとっても業務の担当者にとっても面倒なものです。忙しい年末にやらなければいけないため、従業員側はついつい後回しにしてしまいがちですが、そのため担当者の回収の催促や確認作業の負担も増えてしまいます。しかし年末のみの業務のため、人員を増やすのは難しいケースも多いでしょう。そんな場合に利用できるのか年末調整の代行サービスです。代行サービスを利用することにより、年末の業務の負担が減り、ほかの業務に専念できるでしょう。