クラウド型経理代行サービスを利用するメリット・デメリット！

会計ソフトは従来のパソコンへインストールするタイプに加えて、クラウド型の会計システムも普及しています。それにともなって経理代行サービスもクラウド型のサービスが増えつつあります。経理代行サービスは人件費削減などの多くのメリットがあるようです。今回はクラウド型経理代行サービスのメリットやデメリットを解説します。

クラウド型経理代行サービスとは？

クラウド型経理代行サービスとは、クラウドの会計システムを使って経理業務を代行するサービスです。通常の経理代行サービスでは領収書や伝票などの経理資料を郵送もしくはメールする必要があり、代行業者とのやり取りに時間と手間がかかってしまいます。

一方で、クラウド型経理代行サービスを利用すれば、インターネット上で代行業者と情報共有ができるので、従来の経理代行サービスと比べて利便性が高くなっています。

クラウド型経理代行サービスを利用するメリット

クラウド型経理代行サービスを利用するメリットについては、以下のとおりです。

■人件費を削減できる

クラウド型経理代行サービスの導入による大きなメリットの一つは人件費削減です。経理専門の人材を採用する場合、人件費が重くのしかかります。人件費は給与のみならず、採用までにかかる費用も含めてトータルで考えなければなりません。経理専門の人材は年間で一人あたり数百万円のコストがかかります。

一方で、クラウド型経理代行サービスを利用した場合、依頼する内容や業者にもよりますが、年間数十万円で抑えられる場合があります。

■本業へ専念できる

クラウド型経理代行サービスを利用することで、売上をたてる本業に専念できるようです。中小企業や個人事業主ではマンパワー不足によって、経理を兼務する経営者や従業員も多いことでしょう。しかしながら経理業務は伝票の作成や記帳業務、請求書の作成といった大変な労力となります。

そのため経理業務の未経験者にとっては大きな負担となり、本業の営業活動などに支障をきたしてしまいます。そのような大変な経理業務をクラウド型経理代行サービスに代行することで、会社の経理業務の負担が減り、営業活動に専念できるようになるようです。

■場所とデバイスを選ばない

会計ソフトを使った従来の経理代行サービスでは、会計ソフトの入ったパソコンが必要でした。しかしながら、クラウド型経理代行サービスではインターネットの環境さえ整えれば、どこからでも会計システムにアクセス可能です。

またクラウド上の会計システムのため、どのパソコンでもアクセスが可能となるうえ、スマートフォンやタブレットでも操作が可能です。場所とデバイスを選ばずに経理情報を確認できるメリットはとても大きいです。

■銀行やクレジットカードを連携できる

クラウド型経理代行サービスでは、クラウドシステムを使って銀行やクレジットカードなどのデータが自動で連携できます。従来の会計ソフトをインストールする方式では、代行業者へ銀行やクレジットカードのデータを渡す手間がありました。

そしてデータに誤りや不足があると、さらに手間がかかっていました。クラウド型会計システムの場合、会計システムと銀行の口座やクレジットカードのデータを自動で連携できるため、代行業者への資料共有の手間が大幅に減ります。

■データが消えるリスクが低い

クラウド型経理代行サービスはデータが消えるリスクが低いこともメリットとなります。地震や豪雨などの災害リスクがある中、会計データをパソコンのサーバーに保管しておくことは消失リスクがあるようです。クラウド型経理代行サービスを利用すれば、クラウド上に会計データが保管されるので、災害などでデータが消えるリスクが低くなります。

クラウド型経理代行サービスを利用するデメリット

クラウド型の経理代行サービスはたくさんのメリットがありますが、以下のような注意すべきデメリットもあります。

■セキュリティ面のリスク

クラウド型の経理代行サービスの場合、会計システムがインターネット上にあるため、情報流出のリスクがあるようです。経理代行業者の情報管理体制を確認しておくことが大切です。

また機密保持契約を結んでおき、情報漏洩を未然に防ぐことも重要となります。万が一に備えて、情報流失のトラブルが発生した場合の対応を契約内容に含めておくとよいでしょう。

■経理専門の人材が育たない

経理の専門人材をおかずにクラウド型経理代行サービスに依頼していると、経理専門の人材が育たなくなります。そのため経理に対する知識やノウハウが会社に蓄積されません。

代行サービスを利用した後に経理の人材を採用した場合、引き継ぎを業者に依頼することはできないので、引き継ぎ時に苦労することになります。ゆくゆくは経理専門の人材を育てることを見据えながら、クラウド型経理代行サービスをうまく活用しましょう。

■インターネット環境が必要

クラウド型経理代行サービスではクラウド上の会計システムを使用するため、インターネットの環境が必要となります。インターネットの環境がなければ、クラウド会計システムを使えないので代行業者との情報共有ができません。

また回線の通信速度によっては、遅延が生じて経理業務に支障をきたす場合があります。クラウド型経理代行サービスを導入する前に回線の見直しなど、インターネットの環境を整えておきましょう。

クラウド型経理代行サービスのメリットとデメリットを解説しました。従来の会計ソフトを使った経理代行サービスと違い、銀行やクレジットカードを自動連携できる点は大幅な業務改善につながります。クラウド型経理代行サービスを活用することで得られるメリットは大きいため、ぜひ検討してみましょう。