経理代行の料金を決める要素とは？費用を安く抑える方法も知っておこう！

経理代行を利用するなら、少しでも安く！こんなことを考えていませんか？費用を安く上げるには、複数の業者の見積りを比較することは大切です。しかし、その前に知っておきたいのが、経理代行業者の料金の決め方。これを理解しておけば、社内的な努力で費用を安く抑えることもできそうです。それでは、もう少し詳しく見ていきましょう。

経理代行の料金を決める要素

経理代行の料金を決めるのは、主に「作業量」「納期」「依頼する時期」「業務の複雑さ」の4つです。

作業量

給与計算を依頼する場合、従業員が少ない企業と多い企業なら、多い企業の方が料金が高くなるのは当然でしょう。請求書送付などのルーティン的な作業もこれは同じですが、経理代行業者によっては、量に応じて割引料金の提示があったりもします。

納期

納期が短いほど料金は高くなります。費用を抑えようと、経理代行への依頼を迷っていると、納期が迫ってしまい急ぎの作業になり、高くついたというのはよくある話。経理代行の利用にも、計画性が必要です。

依頼する時期

経理代行会社の繁忙期は、通常の経理と同様に月初や月末となるので、この時期の依頼は料金が高めになります。納期の検討や複数の経理代行業者からの見積りの比較が必要になるでしょう。

業務の複雑さ

残業代が割増になったり付かなかったり。給与計算など、企業独自のルールがある業務は複雑と見なされ料金が高くなります。

同様に複雑と見なされがちなのが、担当者一人分の業務を依頼する場合。担当者独自のルールでデータをまとめていたり、資料作成を行ったりしていることはよくあります。独自のルールで引き継ぎが難しくなる分、料金も高くなるのです。

経理代行の費用を安く抑えるためには？

すでにお話したとおり、ルーティン的な作業を依頼する場合はまとめて。納期には余裕を持って。依頼する時期は繁忙期を避ける。複数の業者の見積りを比較するといったことは、経理代行の費用を安く抑えるコツです。加えて以下の事柄もポイントとなります。

ルール変更を検討する

企業ごと担当者ごとのルールは複雑と見なされ、費用が高くなりがちです。経理代行業者がやりやすいルールへの変更を検討しましょう。

たとえば従来エクセルを用いていた作業を、経理代行業者がすすめる専用ソフトへの変更で費用を抑えられるなら、積極的に検討すべきでしょう。これは同時に、業務の簡略化・標準化にもつながることも多いのです。

ただしソフトウェアの導入に費用がかかる場合や、データ形式が特殊すぎるなど再び自社ルールに戻すことが難しい場合は、改めて検討が必要になります。

どの程度の節約になるかを明らかにする

産休などで欠ける担当者の業務を丸ごと依頼する場合、経理代行にかかる費用は人件費の6割程度が目安になるのですが、中にはどの程度の費用がかかるのかわかりにくい業務もあります。

たとえば経理チームのそれぞれが、細切れの時間を割いているような業務は、業務量が見えにくい分、依頼した場合の効果もわかりにくいのです。「何人で何日かかる業務」といった具合に、業務量がはっきりしているものを依頼したほうがよさそうです。

経理代行業者を選ぶ上で意識するべきポイント

経理代行にかかる費用を抑えるためには、複数の業者からの見積りを比較すればよいのです。とはいえ、あまり安すぎる業者に依頼するのもかえってリスクが大きいものです。

情報の漏洩に不安はないか？

経理代行業者によっては、依頼された業務を下請に回すケースがあります。ここで不安になるのが情報が漏れること。

たとえば社員の給与や家族構成などは個人情報のため、本来は社外秘にすべきもの。多くの人の目に触れるべきものではないため、代行業者がどのような業務体制をとっているかを把握しておきましょう。

業者のスキルは充分か？

専門知識の量や実績は、経理代行業者選びの重要なポイントです。基本的な質問に答えられないようでは、残念な専門知識量と判断してよいでしょう。

また、営業担当者が知識を持っていても実務担当者が怪しければ、満足な結果はおぼつきません。「実務は外注業者に出たりはしないか？」「今までの実績はどの程度か？」といったことの確認は必要です。格安の経理代行業者の中には、データ入力を海外任せにしているところもあるようです。

外注すべてが悪いとはいいませんが、多少の不安は感じるなら見積が安くても、その業者は避けた方がよいかもしれません。

経理代行業者の料金は、依頼される作業量と納期、依頼する時期、業務の複雑さの4つで決まります。ならば、社内でできることはこなして、納期までに余裕をもって、できればルーティン的な業務を中心に依頼するのがよいでしょう。そのためには社内でルールの見直しを行うなどの努力や、費用対効果の測定も必要になるでしょう。

加えて知っておきたいのは、見積りが安い業者が、必ずしもよい業者とは限らないこと。安いなら、それだけの理由があるかもしれません。経理代行業者を選びは、情報管理体制やスキルをよく検討した上で行いましょう。