信頼できる経理代行サービスの選び方！３つの判断基準を紹介

皆さんは、経理代行サービスというものをご存じでしょうか。小さな会社や個人事業主の場合、経理関係の業務が苦手、時間がかかるといったケースがあるでしょう。経理に詳しい人材を育成するか雇用すればよいですが、規模が小さいと雇用が難しい場合もあります。今回はそんな時に活用できる、経理代行サービスの選び方について紹介します。

対応範囲が希望とマッチしているか

経理代行サービスを利用するには、利用したい内容と代行サービスの内容がマッチしているかが重要です。では経理代行サービスはどのようなことができるのでしょうか？

依頼できる業務例

会計ソフトへの入力、従業員の給与や賞与の計算、請求書や見積書といった書類の作成、受注や発注、在庫の管理、売り上げの管理、経費の計算などを依頼できます。代行会社によって行っているサービス内容、費用などが変わってくるため利用したい内容を依頼できる会社を探しましょう。なお税金や年末調整の申請については経理代行サービスではできないため、税理士へ依頼しましょう。

希望に合わせて代行サービスを依頼できる

小さな会社や個人事業主の場合、経理業務はほかの業務と兼任している場合が多くなっています。そのため経理業務を行うのに慣れておらず時間がかかったりミスが多かったりと効率がよいとはいえません。しかし経理業務を行うための人材の育成や雇用に使う資金がない場合もあるでしょう。

そういった場合は経理代行サービスを活用することで経理業務を行っていた担当者もほかのメイン業務に力を入れられます。経理業務は月末や年度末などが忙しいため、閑散具合に合わせる、代行してもらいたい業務に合わせる、代行サービスの料金に合わせるなど適宜利用することで経理業務の負担が減らせるでしょう。

セキュリティが厳重に守られているか

経理は会社のお金の情報を取り扱っているため、セキュリティがしっかりしている代行サービスに依頼する必要があります。セキュリティがしっかりしているか確認するためにはどういった点に着目すればよいのでしょうか？

セキュリティ体制を確認する

経理代行サービスを利用するということは、自社の売り上げなどの重要な情報を渡すということです。経理代行サービスを利用した結果、情報漏えいしてしまったとならないためには代行サービスのセキュリティ体制の確認が必要です。

パスワードは暗号化されているのか、不正アクセス防止について対策はされているのか、いつできた会社でどういった実績があるのか、スタッフの情報リテラシーはどうなっているのかなどをチェックしましょう。またISO27001などの第三者認証がなされているかどうかもチェックするとよいでしょう。

社内でもルールを決めておく

経理代行サービスを活用するには外部へ情報を渡さなければなりません。代行サービス会社のセキュリティ対策がしっかりしても社内の情報リテラシーが低いとそこから情報漏えいする可能性もあります。経理代行サービス会社に経理に必要な情報や書類などを送る場合には社内でルールを取り決めておき、情報の取り扱いにミスがないよう気をつけるように心がけましょう。

また経理代行サービスを活用することにより自社で雇用している人材に経理で取り扱う情報を渡す必要がなくなるため社内での情報漏えいのリスクが低くなります。社内での不正、着服といったリスクを減らせるというメリットもあります。

確かな実績と信頼を持っているか

経理代行サービスを利用するには会社の実績をチェックし、信頼できるかどうか確認しましょう。

利用を検討している会社の実績を確認する

経理の仕事は会社の売り上げや従業員の給与など、重要な情報がたくさん盛り込まれています。そのため信頼できる会社に代行を依頼する必要があります。多くの経理代行サービス業者は今までの実績や年数、どんな事例があったかなどを公開しているのでウェブサイトを確認しましょう。

実績が多数ある、開業してからの年数が長い、事例が分かりやすいなど信頼度が高いと判断した会社に代行を依頼しましょう。またどういった業種や企業との取引が多いか、どういった仕事の代行をしているかなども確認することで自社の依頼する内容とミスマッチしていないかも確認できるでしょう。

連絡方法を確認する

代行サービスを利用する場合、どういった連絡方法を利用できるのかも確認しましょう。メールなのか、チャットツールを利用しているのか、電話での連絡もできるのかなどを確認しておきましょう。経理の業務を代行してもらうため、書類や情報などを送りあう必要があります。

連絡がスムーズにできないと代行サービスを利用したのにやり取りに時間が取られてしまいメインの業務が進まないというストレスを抱えることになるかもしれません。自社が使いやすい連絡方法を利用できる代行サービス会社を選びましょう。

まとめ

経理業務は個人事業主や小さな会社にとって悩みの種になる場合があります。経理の知識やスキルがない人間が業務を行っていると時間がかかったりメイン業務が進まなかったりしてしまいます。しかし人材の育成や雇用はすぐには難しいといった場合に活用できるのが、経理代行サービスです。プロがしっかりと業務を行ってくれるためスピーディーかつ正確に代行作業を行ってくれるでしょう。セキュリティ面、実績、費用や依頼できる内容などを比較して代行会社を選びましょう。